Dlaczego audyt wewnętrzny to pierwszy krok do zmian?
Wiele firm w Poznaniu i okolicach zgłasza się do nas, gdy codzienny obieg dokumentów zaczyna spowalniać kluczowe decyzje. Przejdźmy do konkretów: audyt wewnętrzny to nie biurokratyczna formalność, lecz mapa drogowa, która pokazuje, gdzie Twoje pieniądze uciekają przez źle zorganizowane procesy.
Czym dokładnie jest audyt w naszej praktyce?
Dla nas audyt to przegląd rzeczywistego stanu rzeczy, a nie teoretyczna analiza na podstawie regulaminów. Znamy realia tego rynku – większość problemów wynika z niejasnych procedur przekazywania zadań między działami. W Orzeł Strategic Partners zaczynamy od sprawdzenia ostatnich 47 faktur oraz czasu ich obiegu od wpłynięcia do momentu akceptacji przelewu.
Większość firm, które badamy, traci średnio 3,2 godziny dziennie na poprawianie błędów w dokumentacji, która powinna być procesowana automatycznie. Nasza rola polega na wyłapaniu tych punktów styku, które blokują zespół. To nasze standardowe podejście: sprawdzamy, co faktycznie dzieje się w systemie, a nie to, co powinno się dziać według instrukcji sprzed 5 lat.
Pierwsze 3 dni współpracy: co sprawdzamy?
Zaraz po podpisaniu umowy poświęcamy 72 godziny na głębokie wejście w strukturę Twoich danych. Nie oczekujemy gotowych raportów; sami wyciągamy niezbędne informacje z Twoich systemów księgowych i ERP. Zazwyczaj w tym czasie analizujemy 12–15 głównych procesów decyzyjnych, od zakupu towarów po obieg korespondencji urzędowej.
To etap, w którym bez znieczulenia nazywamy rzeczy po imieniu. Jeśli dział logistyki czeka 4 dni na podpis dyrektora, a mógłby to zrobić w 4 godziny za pomocą prostego narzędzia – odnotowujemy to jako priorytet do zmiany. Tak wyglądają fakty: bez jasnych danych o czasie trwania każdego zadania, nie da się wprowadzić żadnej poprawy.
Bez jasnych danych o czasie trwania każdego zadania, nie da się wprowadzić żadnej poprawy.
Dlaczego unikanie audytu kosztuje więcej?
Właściciele często obawiają się, że audyt wykaże bałagan, którego nie da się szybko naprawić. To zrozumiałe podejście, jednak zignorowanie problemu kosztuje znacznie więcej niż jeden projekt doradczy. Widzieliśmy przypadki, gdzie brak rzetelnej kontroli nad kosztami operacyjnymi prowadził do przepłacania dostawców o 14% przez ponad 3 lata.
Działając w oparciu o twarde dane, pomagamy odzyskać kontrolę. Nie obiecujemy magicznej zmiany w tydzień, bo to nie jest realne. Proponujemy jednak konkretne kroki: uproszczenie ścieżek akceptacji, usunięcie zbędnych kroków w obiegu dokumentów i wprowadzenie jasnej odpowiedzialności za każdy etap pracy. Po zakończeniu naszych działań, najczęściej odnotowujemy skrócenie czasu pracy o około 23%.
Jak przygotować się do audytu z Orzeł Strategic Partners?
Aby audyt był dla Ciebie przydatny, przygotuj jedynie dostęp do aktualnej dokumentacji i zgodę zespołu na krótki wywiad. Nie potrzebujemy idealnie przygotowanych prezentacji. Najlepiej, jeśli pokażesz nam system w takim stanie, w jakim funkcjonuje na co dzień – z jego wszystkimi usterkami i codziennymi problemami.
Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja firma jest gotowa na zmiany, umów się na wstępną rozmowę. Odpowiemy na wszystkie pytania i ocenimy, czy nasz model współpracy pasuje do Twoich potrzeb. Nie przyjmujemy każdego zlecenia; wybieramy tylko te projekty, w których faktycznie możemy dostarczyć wymierne korzyści w krótkim czasie.
