Redukcja czasu obsługi faktur o 47% dla firmy transportowej
Klient zmagał się z opóźnieniami w płatnościach przez nieefektywny system obiegu faktur. Wdrożyliśmy nowy protokół weryfikacji i skróciliśmy czas obiegu z 8 do 4 dni roboczych.
Orzeł Strategic Partners pomogło firmie Logistyka Wielkopolska wyeliminować wąskie gardła w księgowości. Przejdźmy do konkretów: w trzy miesiące wdrożyliśmy system, który realnie przyspieszył przepływ gotówki.
Wyzwanie
W styczniu 2024 roku klient borykał się z poważnym problemem. Zespół obsługiwał średnio 156 faktur kosztowych miesięcznie, ale proces ich zatwierdzania trwał aż 8 dni roboczych. Powodowało to liczne monity od podwykonawców i utratę płynności finansowej.
Problem wynikał z rozproszonego obiegu dokumentów. Faktury krążyły między trzema działami w formie papierowej i e-mailowej, co generowało błędy przy ręcznym przepisywaniu danych do systemu ERP.
Podejście
Zespół Orzeł Strategic Partners rozpoczął od audytu procesu, który trwał 4 dni. Zidentyfikowaliśmy 12 punktów styku, w których dokumenty utykały bez wyraźnego powodu.
Zaproponowaliśmy wdrożenie scentralizowanego repozytorium plików i skrócenie ścieżki akceptacji do dwóch osób decyzyjnych. Znamy realia tego rynku, więc nie budowaliśmy skomplikowanego softu, a postawiliśmy na klarowne procedury i prosty arkusz kontrolny.
Rozwiązanie
Wprowadziliśmy nowy protokół weryfikacji dokumentów. Każda faktura trafia teraz do cyfrowego folderu, a powiadomienia o konieczności akceptacji wysyłane są dwa razy dziennie, o 9:00 i 14:00. Zmiana ta wyeliminowała konieczność ciągłego śledzenia statusu płatności przez pracowników.
Przeszkoliliśmy zespół z nowych standardów raportowania. Dzięki temu, każdy kierownik działu ma teraz stały dostęp do wglądu w zaległe zobowiązania, co pozwala na reakcję w czasie krótszym niż 24 godziny.
Rezultaty
Efekt wdrożenia był widoczny już po pierwszych 30 dniach pracy w nowym systemie. Czas obiegu dokumentu skrócił się o połowę, co pozwoliło na terminowe opłacanie faktur i poprawę relacji z kluczowymi partnerami w regionie.
Harmonogram
-
Styczeń 2024Audyt procesu faktur i analiza przepływu dokumentów
-
Luty 2024Wdrożenie nowego protokołu akceptacji i szkolenie zespołu
-
Marzec 2024Monitorowanie wyników i optymalizacja finalna
"Początkowo mieliśmy wątpliwości, czy uda się coś zmienić bez kupowania drogiego softu. Orzeł Strategic Partners pokazało jednak, że prostsze zasady działają lepiej. Faktury nie giną, a dostawcy są zadowoleni."